Vous avez une entreprise ? Alors, il vous est impératif de bien gérer vos archives et de garder la traçabilité de tous vos documents. Et parce que certains documents sont soumis à une durée de conservation légale, la conservation de vos archives devra être un atout dans la bonne gestion de votre entreprise. Dans cet article, nous vous aiderons à mieux gérer vos archives et nous vous donnerons la durée de conservation de certains documents.
Une meilleure gestion de vos archives
La bonne gestion des documents est une nécessité. Vous devez apprendre à ranger les archives, les classer en fonction de leur nature et enfin bien les conserver. Pour une meilleure gestion des archives, vous devez être en mesure de garder durant tout l’exercice de l’activité, tous les documents reçus ou produits. Leur conservation devra se faire en fonction de leur type. En effet, il y a les archives courantes, les archives intermédiaires et les archives définitives. La bonne gestion des archives permettra à l’entreprise d’avoir à sa disposition tous les documents importants. Pour mieux gérer les archives, il convient d’établir un plan de classement en fonction du type d’activité de l’entreprise et de son organisation. Ce plan de classement peut être fonctionnel, structurel ou même systématique. Faites appel à un professionnel pour une meilleure gestion de vos archives grâce à Spéciclass.
La durée de conservation des documents
En ce qui concerne le volet juridique, il faut noter que les documents n’ont pas forcément les mêmes durées légales de conservation. S’agissant des documents commerciaux et particulièrement les documents contractuels, les contrats et conventions, leur durée de conservation est de 5 ans. S’agissant des documents fiscaux, leur durée de conservation est de 6 ans. En ce qui concerne les documents comptables, l’article L 123-22 du code du commerce stipule qu’ils ont une durée de conservation de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.
