Les frais kilométriques représentent un poste de dépenses important pour les entreprises dont les salariés sont amenés à se déplacer régulièrement. Comment les calculer et les gérer efficacement ? Cet article vous fournira des informations précieuses et des conseils d’expert pour optimiser la gestion de ces frais.
Comprendre le principe du calcul des frais kilométriques
Le calcul des frais kilométriques est basé sur la distance parcourue par les salariés dans le cadre de leurs missions professionnelles, en utilisant leur véhicule personnel. Pour ce faire, les entreprises doivent prendre en compte plusieurs paramètres tels que le type de véhicule utilisé, la puissance fiscale, le nombre de kilomètres parcourus et le coût du carburant.
La méthode du barème fiscal
En France, l’administration fiscale propose un barème qui sert de référence pour le calcul des frais kilométriques. Ce barème est actualisé chaque année et prend en compte l’évolution des coûts liés à l’utilisation d’un véhicule (carburant, entretien, etc.). Les entreprises peuvent utiliser ce barème pour rembourser leurs salariés, tout en bénéficiant d’une déduction fiscale sur ces charges.
« Le barème fiscal permet aux entreprises de rembourser les frais kilométriques de leurs salariés sur la base d’un montant forfaitaire, sans avoir à justifier les dépenses réelles. »
Le suivi des déplacements professionnels
Pour bien gérer les frais kilométriques de leurs salariés, les entreprises doivent mettre en place un suivi rigoureux des déplacements professionnels. Cela passe par la mise à disposition d’un outil de gestion adapté, permettant aux salariés de saisir facilement leurs déplacements et aux managers de les valider et de les contrôler.
Il est également recommandé d’encourager les salariés à regrouper leurs déplacements ou à privilégier d’autres modes de transport (train, covoiturage) lorsque cela est possible.
Les solutions pour optimiser la gestion des frais kilométriques
Afin d’optimiser la gestion des frais kilométriques, plusieurs solutions s’offrent aux entreprises :
- L’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais, qui permettra d’automatiser le calcul des indemnités kilométriques et facilitera le contrôle et la validation des déclarations de frais.
- La mise en place d’une politique de mobilité, visant à encourager l’utilisation de modes de transport alternatifs ou à favoriser le télétravail pour limiter les déplacements professionnels.
- L’externalisation de la gestion des frais kilométriques auprès d’un prestataire spécialisé, qui pourra apporter son expertise et ses outils pour améliorer l’efficacité et la fiabilité du processus.
Les enjeux de la gestion des frais kilométriques pour les entreprises
Bien gérer les frais kilométriques de ses salariés est un enjeu majeur pour les entreprises, car cela permet de :
- Maîtriser les coûts liés aux déplacements professionnels et optimiser le budget global consacré à la mobilité.
- Améliorer la satisfaction et la motivation des salariés, en leur garantissant un remboursement rapide et juste de leurs frais.
- Respecter les obligations légales et fiscales relatives au remboursement des frais professionnels et éviter ainsi les risques de redressement ou de contentieux.
Ainsi, une gestion rigoureuse et optimisée des frais kilométriques est essentielle pour les entreprises qui souhaitent maîtriser leurs coûts, assurer le bien-être de leurs salariés et respecter leurs obligations légales.
