Déclaration sociale nominative (DSN) : un outil simplifié au service des entreprises

Depuis le 1er janvier 2016, la Déclaration sociale nominative (DSN) est devenue obligatoire pour toutes les entreprises françaises. Cette réforme majeure du système d’information des cotisations sociales vise à simplifier et à alléger les démarches administratives pour les employeurs, tout en garantissant une meilleure qualité des données transmises aux organismes sociaux. Le point sur cet outil innovant qui révolutionne la gestion des déclarations sociales.

Qu’est-ce que la DSN ?

La Déclaration sociale nominative est une démarche qui permet aux entreprises de transmettre, en une seule fois et de manière dématérialisée, l’ensemble des informations relatives à leurs salariés aux différents organismes sociaux concernés (Urssaf, caisses de retraite complémentaire, mutuelles…). La DSN remplace ainsi progressivement les différentes déclarations périodiques ou événementielles que devaient effectuer les employeurs auparavant, comme la Déclaration unifiée de cotisations sociales (DUCS), la Déclaration automatisée des données sociales unifiées (DADS-U) ou encore l’attestation employeur destinée à Pôle emploi.

Pour mettre en place ce dispositif ambitieux, les pouvoirs publics se sont appuyés sur le système d’information du programme DSN, conçu par le Groupement d’intérêt public – Modernisation des déclarations sociales (GIP-MDS) en partenariat avec les organismes sociaux et les éditeurs de logiciels. La DSN est ainsi devenue obligatoire pour toutes les entreprises soumises à l’obligation de déclarer et de payer leurs cotisations sociales, à l’exception des particuliers employeurs et des entreprises situées dans les départements d’outre-mer.

Comment fonctionne la DSN ?

La Déclaration sociale nominative repose sur un principe simple : au lieu de multiplier les déclarations auprès des différents organismes sociaux, l’employeur n’a plus qu’à remplir une seule déclaration qui sera ensuite transmise automatiquement aux destinataires concernés. Pour ce faire, il doit utiliser un logiciel de paie compatible DSN, qui lui permettra d’extraire directement les données nécessaires à la réalisation de cette déclaration unique.

Une fois ces informations saisies et vérifiées, l’employeur peut alors envoyer sa DSN via le portail officiel www.net-entreprises.fr, qui se chargera de répartir les données entre les organismes sociaux concernés. Ceux-ci pourront ensuite exploiter ces informations pour gérer les droits des salariés (calcul des cotisations, versement des prestations…).

Afin d’éviter les erreurs et d’améliorer la qualité des données transmises, la DSN prévoit également un dispositif d’aide à la saisie et de contrôle automatisé des informations déclarées. En cas d’anomalie détectée, l’employeur en sera informé par un message d’alerte et pourra ainsi corriger les erreurs avant l’envoi définitif de sa déclaration.

Quels sont les avantages de la DSN pour les entreprises ?

La mise en place de la Déclaration sociale nominative présente plusieurs avantages majeurs pour les entreprises :

  • Simplification des démarches administratives : en remplaçant une multitude de déclarations par une seule, la DSN permet aux employeurs de gagner du temps et de réduire leurs coûts de gestion. On estime ainsi que la DSN pourrait générer jusqu’à 15 % d’économies sur les frais de gestion des entreprises et près de 20 % sur les frais d’envoi des déclarations papier.
  • Amélioration de la qualité des données : grâce au contrôle automatisé des informations saisies et à l’aide à la saisie proposée par le logiciel de paie, la DSN contribue à réduire le risque d’erreurs et donc à améliorer la qualité des données transmises aux organismes sociaux. Cela se traduit notamment par une meilleure fiabilité des calculs et une diminution du nombre de contentieux liés aux cotisations sociales.
  • Réduction du risque de redressement : en facilitant la transmission et le contrôle des données, la DSN permet également de réduire le risque de redressement pour les entreprises, qui peuvent ainsi se concentrer sur leur cœur de métier plutôt que sur leurs obligations déclaratives.

Dans un contexte où les entreprises sont toujours à la recherche d’outils pour simplifier leurs démarches administratives et optimiser leur gestion, la Déclaration sociale nominative s’impose comme une solution innovante et efficace pour répondre à ces enjeux. Avec la généralisation de ce dispositif, les entreprises françaises disposent désormais d’un levier supplémentaire pour améliorer leur compétitivité et leur performance.