Une analyse Force, Faiblesse, Opportunités, Menace ou SWOT en anglais est utilisée pour identifier les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces relatives à votre entreprise, unité ou groupe, ou à un produit, service ou programme dont vous êtes responsable. L’analyse FFOM vous permet de vous concentrer sur des domaines spécifiques et de découvrir des actions qui peuvent vous aider à bâtir sur vos forces, à minimiser ou à éliminer vos faiblesses, à maximiser les opportunités et à faire face ou à surmonter les menaces.

Une analyse FFOM est souvent effectuée avec une équipe et utilisée pour éclairer une stratégie ou un plan stratégique et (inclus dans l’annexe ou la documentation à l’appui).

Les équipes commenceront souvent par une session sur la création d’une vision commune, puis feront un suivi avec une analyse FFOM.

Procédure pour effectuer une analyse FFOM

1. Choisissez une personne pour faciliter l’analyse FFPM 

Bien qu’un gestionnaire, un chef d’équipe ou un chef de projet puisse diriger sa propre analyse FFPM, il est souvent utile de faire appel à un animateur indépendant afin de libérer le chef de projet pour qu’il puisse participer pleinement et ne pas biaiser les commentaires des autres.

2. Faites un brainstorming sur les forces d’une entreprise ou d’une unité

Faites le tour de la salle et sollicitez les idées des participants. Les points forts d’une entreprise ou d’une unité sont les suivants : 

  • les capacités de leadership, 
  • les capacités décisionnelles, 
  • l’innovation, 
  • la productivité, 
  • la qualité, 
  • le service, 
  • l’efficacité, 
  • les processus technologiques, etc. 

Notez toutes les suggestions sur un tableau à feuilles mobiles. Évitez les entrées en double. Précisez clairement que certaines questions peuvent apparaître sur plus d’une liste. Par exemple, une entreprise ou une unité peut avoir une force dans un domaine comme le service à la clientèle, mais peut aussi avoir une faiblesse ou une lacune dans ce domaine.

A ce stade, l’objectif est de noter le plus grand nombre possible d’idées sur les tableaux à feuilles mobiles. L’évaluation des forces aura lieu plus tard.

3. Consolidez les idées

Affichez toutes les pages des tableaux à feuilles mobiles sur un mur. Bien que tous les efforts possibles aient été déployés pour éviter les entrées en double, certaines idées se chevauchent. Consolidez les points en double en demandant au groupe quels éléments peuvent être regroupés sous un même sujet. Résistez à la tentation de regrouper un grand nombre d’idées sous un seul sujet. Souvent, il en résulte un manque de concentration.

4. Clarifiez les idées

Passez en revue la liste récapitulative article par article et clarifiez tous les points sur lesquels les participants ont des questions.

Il est utile de rappeler le sens de chaque point avant d’en discuter. Tenez-vous-en à vos points forts. Empêchez l’équipe de parler de solutions à cette étape du processus.

5. Identifiez les trois principaux points forts

Parfois, les trois principaux points forts sont évidents et aucun vote n’est nécessaire. Dans ce cas, il suffit de tester le consensus. Sinon, donnez aux participants quelques minutes pour choisir individuellement leurs principaux sujets. Permettez à chaque membre de l’équipe de voter de trois à cinq voix (trois si la liste des points à traiter est de dix points ou moins, cinq si elle est longue).

Identifiez les trois éléments les plus importants. S’il y a égalité ou si le premier vote n’est pas concluant, discutez et votez à nouveau des points ayant obtenu la meilleure note lors du premier vote.

6. Résumez les forces

Une fois que les trois points forts les plus importants ont été déterminés, résumez-les sur une seule page du tableau à feuilles mobiles.

7. Répétez les étapes 2 à 6 pour les faiblesses

Comme pour les forces, les points faibles d’une entreprise ou d’une unité sont les suivants : capacités de leadership, capacités décisionnelles, innovation, productivité, qualité, service, efficacité, processus technologiques, etc.

8. Répétez les étapes 2 à 6 pour les opportunités

Les domaines d’opportunités comprennent : les marchés émergents, la pénétration accrue des marchés, les nouvelles technologies, les nouveaux produits ou services, l’expansion géographique, la réduction des coûts, et ainsi de suite.

9. Répétez les étapes 2 à 6 pour les menaces

Les domaines de menace comprennent : l’entrée d’un nouveau concurrent, la législation ou la réglementation qui augmentera les coûts ou éliminera un produit, un produit ou un marché en déclin, et ainsi de suite.

Pour conclure

Effectuer une analyse FFOM est un excellent moyen de se faire une idée de l’endroit ou vous vous trouvez et de ce que vous devez faire. Suivez ces étapes vous donne un processus pour obtenir efficacement des résultats d’une manière qui implique et dynamise une équipe.